Jak zarządzać czasem? 3 sprawdzone techniki

Każdy ma 24 godziny do wykorzystania. Niektórzy ogarniają wszystko i jeszcze im zostaje czasu. Inni nie mogą sobie poradzić z natłokiem zadań.

Należało by zacząć od tego, że też niektórzy zadań mają więcej, niektórzy mniej. To fakt, ale nieistotny dlatego wpisu – bo tutaj ukazuję trzy sposoby zarządzania czasem, które działają niezależnie od tego ile masz na głowie.

1. Priorytety

Ustal priorytety. Ale nie w głowie, na szybko. Usiądź i spokojnie zastanów się, co jest najważniejsze. A potem, kiedy masz kolidujące ze sobą zadania – wybierz to, które ma ma najwyższy priorytet.

Co oczywiste, należy zachować zdrowy rozsądek. W końcu nie można grać tylko do jednej bramki, lekceważąc wszystkie inne zadania. Niemniej ustalenie priorytetów uporządkuje Twoje sprawy.

2. Lista zadań

Wiesz, że poniedziałek będzie jednym wielkim natłokiem obowiązków? Spisz je sobie na kartce w niedzielę wieczorem, ewentualnie w poniedziałek rano. Ustal chronologię, kolejność.

Oczywiście tutaj kłania się poprzedni punkt, czyli priorytetyzacja. Osobiście lubię przeplatać „duże sprawy” nieco łatwiejszymi i szybszymi zadaniami. Takie interwały pozwalają w pełni się skupić, a potem złapać oddech.

3. Zacznij działać – i to bez rozpraszaczy

Wiem, że kiedy jest dużo na głowie często ciężko za coś się porządnie zabrać. Jednak dwa poprzednie punkty nieco nam wyłączyły problem pod tytułem „nie wiem w co ręce włożyć”. Bo dzięki priorytetom i ustawieniu zadań w kolejności masz już sprecyzowane za co się zabrać.

Teraz więc należy zacząć działać. Nie masz chęci, energii? Jak zaczniesz to się ona pojawi. Zadbaj teraz o dwie rzeczy:

• nie myśl o następnych zadaniach na twojej liście – to nic nie da, tylko cię spowolni;
• unikać rozpraszaczy (mowa nie tylko o prywatnych telefonach, kawce itd., ale również mailach służbowych). Jak wykazały badania każdy rozpraszacz powoduje, że twój mózg musi się niejako przełączyć. Tracisz flow. Generalnie jest duża szansa, że nie masz aż tak podzielnej uwagi jak uważasz. Zresztą sprawdź sam wykonując mały test na moim blogu: Sprawdź, czy masz podzielną uwagę.

***

Oczywiście technik zarządzania czasem jest więcej i zapewne jeszcze wrócę do tematu, szczególnie że jest to bardzo ważne w pracy każdego menedżera. Ale zacznij od tych trzech. Poprawę efektywności powinieneś zauważyć w zasadzie od razu.

PS. Odrębną kwestią, również ważną w time-managemencie jest umiejętne delegowanie. Koniecznie o tym przeczytaj na moim blogu – Sztuka delegowania – macierz Eisenhowera.