Czym jest memo i dlaczego warto je pisać? Podnieś skuteczność sprzedaży

Często najskuteczniejsze rzeczy w sprzedaży są względnie proste. Jedną z nich jest pisanie memo, które, szczególnie w sprzedaży doradczej, daje Ci dużą przewagę. Co to jest i dlaczego warto je pisać?

Sprzedaż w ogromnej mierze opiera się na relacjach. Dlatego tak ważne jest, aby słuchać drugiej strony, dać się lubić, ale jednocześnie zachować autorytet (przeczytaj: Lubi, szanuje, kupuje? Sprzedażowe fundamenty ). Ważne jest, że zbierać dodatkowe punkty tam, gdzie jest taka możliwość.

Czym jest memo?

Memo to krótkie podsumowanie projektu. Osobiście (i tego dotyczy szczególnie dzisiejszy post), najczęściej stosuję memo po spotkaniu z klientem, względnie po rozmowie telefonicznej.

Moje memo składa się z pięciu zasadniczych części:

• podziękowanie za spotkanie i wyrażenie zrozumienia dla projektu;
• podsumowanie najważniejszych punktów spotkania;
• wysłanie informacji, jeżeli tak się umówiliśmy na spotkaniu (odpowiedzi na zadane pytania, podesłanie katalogów etc.);
• wskazanie planu działania (w tym między innymi: kiedy sprawdzę taką i czy inną rzecz, kiedy podeślę wycenę, co potrzebuję od klienta);
• zakończenie, wyrażenie dyspozycyjności i gotowości do pomocy.

Dla porządku przypomnę, że kwestie wskazane powyżej, takie jak „wyrażenie zrozumienia dla projektu” czy „wyrażenie dyspozycyjności i gotowości do pomocy”, powinny być szczere.

Z reguły napisanie memo zajmuje mi od 15 do 60 minut, w zależności od projektu. Jest to jednak czas bardzo dobrze wykorzystany.

Oczywiście powyżej, jak wspomniałem, wskazałem mój schemat memo, Twój oczywiście może się różnić.

Jakie są zalety pisania memo?

Profesjonalizm

Pokazujesz, że nie jesteś pierwszym lepszy akwizytorem, który sam nie wie dlaczego pracuje w sprzedaży, ale że jesteś profesjonalistą. Zależy Ci na porządku współpracy, odpowiedniej komunikacji. Pokazujesz też, że projekt jest dla Ciebie ważny i że o nim nie zapomniałeś.

Sympatia

Pokazujesz, że przetrawiłeś to, czego dowiedziałeś się na spotkaniu. Że rozumiesz klienta i jego potrzeby. To naprawdę pomaga zyskać sympatię.

Uporządkowanie modelu współpracy oraz upewnienie klienta

Po pierwsze, kiedy piszesz memo, sam musisz sobie niektóre rzeczy uporządkować w głowie, ułożyć plan działania. To już jest ułatwienie w przypadku dalszej współpracy.

Po drugie klient widzi co i jak planujesz, kiedy może spodziewać się danej informacji. To bardzo ułatwia proces również jemu.

Nawigacja

Pamięć jest ulotna. Memo wysłane przez e-mail jest namacalne. Być może zapomnisz niektóre szczegóły spotkania, szczególnie jeżeli omawiany projekt jest długofalowy. W przypadku memo zawsze możesz wrócić do zapisów.

Podsumowanie

Memo nie jest skomplikowaną rzeczą. Prędzej czy później i tak wiele kwestii musisz przetrawić w głowie i gdzieś zapisać. Dlaczego tego nie zrobić od razu i to w formie memo? Szczególnie, że zalet wysłania klientowi podsumowania jest naprawdę sporo.

Sam stosuję memo, najczęściej właśnie po ważnych spotkaniach, gdzie omawiamy wiele szczegółów projektu.

PS. Memo oczywiście wykorzystuje się nie tylko w sprzedaży. Będzie ono przydatne też w komunikacji w firmie (spotkania między działami), czy też ogólnie w zarządzaniu (jeżeli jesteś menedżerem), kiedy w kilku punktach podsumowujesz zebranie.