Zasada Pareto w zarządzaniu – co to jest i na co uważać?

Jeżeli nie wiesz czym jest Pareto – koniecznie się dowiedz. Jeżeli wiesz – przeczytaj na co uważać.

Zarządzanie uwielbia różne prawa i reguły. Tym bardziej trudne nazwy i akronimy. Zasada Pareto -(lub też Pareta, nazywana również zasadą 80/20) mówi nam, że 80 procent nakładów równa się 20 procentom wyników. Czy to ma sens? Jak najbardziej. Spójrzmy na kilka przykładów:

• 20 procent klientów przynosi 80 procent zysków (i na odwrót) – faktycznie wśród klientów zawsze znajdziesz mniejszych i większych. Najczęściej jest tak, że tych większych jest mniej, ale odpowiadają za większość obrotu/zysku;
• 20 procent asortymentu przynosi 80 procent obrotu – firma może mieć wiele produktów, ale to bestsellery odpowiadają za większość obrotu, to one firmę utrzymują;
• 80% drogi przejedziesz w 20% czasu – aby się o tym przekonać wystarczy wybrać się na dłuższą podróż. Większość trasy przejedziemy w miarę szybko po autostradach i drogach ekspresowych, reszta to niezbyt miły pobyt w korkach lub jazda po kiepskiej nawierzchni;
• zapewne 80% czasu, jaki użytkownicy spędzają na tymże blogu, to zgłębianie jakichś 20% najciekawszych treści.

Pareto z zarządzaniu

Już wiemy jak zasada Pareto działa w sprzedaży i po części w marketingu – zobrazowałem to w dwóch pierwszych przykładach. A jak w zarządzaniu i codziennej pracy menedżera? Podobnie tj. znowu mniejszość nakładów odpowiada za największy efekt. Czyli przykładowo:

•  najwięcej procesów biznesowych utyka przez tzw. wąskie gardła – czy to na produkcji czy w pracy zespołowej (np. problem z decyzyjnością lub obiegiem informacji);
• jeżeli chcesz poprawić znacząco swoją skuteczność – powinieneś się skupić na 20% działań, która odpowiadają za większość wyników. Dotyczy to Ciebie, Twojego zespołu i Twoich inwestycji.

Jak określić, które 20 procent jest najważniejsze? Jest na to kilka sposobów. Teoretycznie najłatwiej będzie w przypadku sprzedaży – wystarczy analiza obrotów i marżowości poszczególnego asortymentu. Jeżeli chodzi zaś o inne funkcje biznesowe np. procesy produkcyjne – również należy przeanalizować czas poszczególnych czynności oraz zlokalizować wąskie gardła.

Tutaj właściwie kończy się większość opracowań na temat prawa Pareto i teoretycznie i my moglibyśmy tutaj zakończyć – w końcu już wiesz czym ono jest, znasz kilka przykładów i zapewne potrafisz wymyślić kilka własnych, prawda?

Uważam jednak, że przed rozpoczęciem stosowania prawa 80/20 powinieneś poznać kilka „ale”…

To nigdy nie jest równo 80 i 20 procent

To jest w sumie oczywiste. Pomimo tego, że występowanie prawa Pareto jest widoczne gołym okiem, nie tylko w pracy menedżera, ale i codziennym życiu, podział nigdy nie będzie tak doskonały/równy, jak mówi nam zasada.

Może więc być tak, że jeżeli chodzi obroty Twoich klientów, to mniejsi klienci odpowiadają nie za 20 procent, a za 40. Jeżeli przestaniesz się na nich skupiać – stracisz prawie połowę biznesu*.

To, że coś nie przynosi bezpośredniego efektu (lub przynosi mniejszy), nie musi jeszcze nic oznaczać

Tutaj od razu odniosę się do tego co powyżej oznaczyłem gwiazdką (*). Otóż, jeżeli źle pokierujesz współpracą z klientami – możesz stracić znacznie więcej niż to by wynikało z prawa 80/20. Generalnie mniej klientów to mniejsza produkcja (więc Twoja pozycja negocjacyjna traci, a to pewnie spowoduje wzrost kosztów) lub w przypadku usług gorsze rozłożenie kosztów stałych. To także mniejszy odsetek poleceń. Jeżeli część klientów „odpuścisz” – może się to zemścić w kryzysie (kiedy zmniejszy się popyt) lub po prostu rozejdą się wieści, że nie dbasz o relacje.

To samo jeżeli chodzi o funkcje biznesowe – co prawda to sprzedaż i marketing generują największy zysk, ale jeżeli odpuścisz nakłady na funkcje administracyjne (w tym np. księgowe), to szybko się okaże, że ani sprzedaży, ani marketingu realizować nie możesz.

Podsumowanie

Pareto to ważna reguła, mająca zastosowanie w wielu kwestiach, zarówno w życiu codziennym, jak i zawodowy. Jest ona oczywiście również bardzo ważna w zarządzaniu. Pamiętajmy jednak, że ona tylko wskazuje pewien mechanizm, pewne zależności i należy ją stosować z rozwagą. Jeżeli więc stosujesz ją w pracy czy w życiu – to dobrze, ale pamiętaj, że nie zawsze najważniejszy jest widoczny efekt (lub zysk), wszystko jest ze sobą powiązane i że zawsze najważniejszy pozostaje zdrowy rozsądek – aby nie wylać dziecka z kąpielą.