Kiedy delegować? Macierz Eisenhowera

Delegowanie jest jedną z najważniejszych funkcji zarządzania. Powinieneś wiedzieć nie tylko jak delegować, ale i kiedy. Nie zawsze i nie każdemu to wychodzi, szczególnie osobom z krótkim stażem menedżerskim lub początkującym przedsiębiorcom. Nie dziwne, bo to nie jest takie łatwe jak się wydaje…

Prowadząc firmę prędzej czy później będziesz musiał delegować. Przynajmniej jeżeli firma nie upadnie. Jeżeli biznes będzie się rozwijał to i spraw będzie coraz więcej. Potrzebni więc będą ludzie. Jednym z głównych zadań menedżera jest zarządzanie ludźmi, w tym motywowanie, mentoring, szkolenie, pełnienie w pewnym sensie roli psychologa. I oczywiście delegowanie.

Kiedy powinniśmy delegować? To oczywiście kwestia doświadczenia i wyczucia (które przychodzi wraz z tym pierwszym), ale pewną pomoc może stanowić tzw. macierz Eisenhowera (zwana również kwadratem Eisenhowera lub matrycą priorytetów / zarządzania czasem), będąca narzędziem opracowanym przez generała Dwighta Eisenhowera, który był 34-tym prezydentem USA.

Podział zadań

Eisenhower stworzył wykres, gdzie z jednej strony oceniane jest zadanie pod kontem ważności, a z drugiej pod kątem pilności. Powstał podział na 4 ćwiartki:

• ważne i pilne – np. kryzysy, znaczące problemy, projekty na deadline;
• ważne, ale niepilne – np. planowanie, tworzenie relacji, projekty strategiczne;
• nieważne, ale pilne – np. codzienne sprawy administracyjne (w tym też robota papierkowa);
• nieważne i niepilne – np. prywatne sprawy, dystraktory, pogaduszki.

Czym trzeba się zająć?

Te cztery ćwiartki opisuje się dalej, w zależności od tego czym i w jaki sposób trzeba się zająć:

• ważne i pilne czyli MUSZĘ i to teraz – zrób od razu;
• ważne, ale niepilne czyli również MUSZĘ – zaplanuj, kiedy je zrobisz i pamiętaj o tym;
• nieważne, ale pilne czyli POWINIENEM – deleguj;
• nieważne i niepilne czyli CHCĘ – ogranicz*.

Poniżej pokazuję to wszystko już w tabelach.