Całe współczesne zarządzanie opiera się na zarządzaniu przez cele. Tym samym warto korzystać z odpowiednich i aktualnych matryc wyznaczenia celów. Dzisiaj kilka słów o metodyce SMARTER.

Odkąd pamiętam (no dobrze, jestem dosyć młody) w zarządzaniu używa się metodyki SMART. Cel powinien być SMART – mądry, sprytny. Dzisiaj to akurat wszystko musi być smart – telefon, telewizor, zegarek. Ale w przypadku celu mamy do czynienia z akronimem.

Odszyfrowując skrót SMART

SMART to akronim angielskich słów. Generalnie zarządzanie czy marketing uwielbiają akronimy. W przypadku mądrego celu mamy więc:

• S (Specific) – jasno określony, wiemy czym jest a czym nie jest;
• M (Measurable) – mierzalny;
• A (Achievable) – osiągalny;
• R (Relevant) – istotny, ważny;
• T (Time-bound) – określony w czasie.

Generalnie metodyka jest krytykowana przez wielu ekspertów zarządzania, którzy przychylają się bardziej ku metodyce FAST czy OKR. Jednak samo SMART nie jest w sobie złe – jest łatwe do zapamiętania i w miarę skuteczne w użyciu. Więcej o celach SMART dowiesz w innym poście na blogu mickeys.pl tj. Wyznaczenie celów – konstrukcja celu.

Bardziej niż SMART

Czyli SMARTER. Okazuje się, że te dwie literki – E i R – są niezwykle ważne. Są to pierwsze litery słów Exciting i Recorded. Co prawda nauka o wyznaczaniu celów i trzymaniu się postanowień często omawia osobno to, co owe litery symbolizują, ale postać akronimu, łatwego do zapamiętania skrótowca, wydaje się niezwykle atrakcyjna.

Powiedzmy sobie trochę więcej o „dodatkowych” literkach.

E – Exciting

Motywacja wewnętrzna jest nieporównywalnie mocniejsza niż motywacja zewnętrzna. Jak więc o nią zadbać? Jednym ze sposobów jest upewnienie się, że cel będzie ekscytujący. Wspominałem już na łamach bloga o tym, że w celu powinniśmy się wręcz zakochać, ale może to nie być tak łatwe jeżeli mówimy o celach pracowniczych.

Dobry menedżer również może sprawić, że cel jego podwładnego będzie dla niego ekscytujący. W tym celu przede wszystkim należy poznać motywacje i wartości pracownika. Cel powinien się do nich odwoływać, w jakiś sposób je wspomagać. Cel powinien też stanowić duży krok w przód.

R – Recorder

Cel musi być spisany, utrwalony na jakimś nośniku. Jest to powszechna wiedza wśród menedżerów i niemniej znana wśród innych osób, które poważnie podchodzą do swoich celów.

Spisanie celu sprawia, że jest on w jakiś sposób namacalny. Można do niego wrócić, przejrzeć. Już samo spisanie celu sprawia, że nasz mózg się w pewien sposób „ustawia” na jego realizację.

Prawda (nie)objawiona

Metodyki SMART i SMARTER nie wyglądają na szczególnie skomplikowane. To jednak nie umniejsza w żadnym stopniu ich skuteczności. Tak naprawdę w zarządzaniu mało jest prawd objawionych – liczy się odpowiednie użycie dostępnych narzędzi i sam sposób myślenia.

Na początku uwierz mi na słowo – SMARTER poprawi Twoją skuteczność. Potem wyznacz cel zgodnie z tą metodą. Będzie Pan zadowolony 😉

***

Niedługo napiszę o innych metodach jak wspomniane FAST i OKR. Są coraz bardziej popularne, więc warto być na bieżąco.

PS. Więcej o wyznaczaniu celów przeczytasz tutaj (kliknij, to link to odpowiedniego taga).

Cel, nawet najbardziej szczytny i najbardziej ambitny nic nie znaczy (a wręcz wprowadza niepotrzebny zamęt) jeżeli nie jest realizowany. Lub jest realizowany przez tydzień/miesiąc a potem zapomniany.

Dzisiejszy artykuł jest zwieńczeniem serii o wyznaczaniu celów. Jeżeli chcesz się zapoznać z pozostałymi to kliknij w link seria o wyznaczaniu celów. Tak jak napisałem w lidzie – co z tego, że cel jest fajny, a może i dobrze skonstruowany, gdy nie jest wprowadzony w życie. Ale jak się trzymać postanowień?

Zacznij teraz

Nie w Sylwestra, nie w poniedziałek, nie w Zielone Świątki. Ja rozumiem, że motyw grubej kreski brzmi dobrze, również dla mózgu to jasny sygnał, że dzieje się coś nowego. Ale ta gruba kreska niech będzie teraz – nie „kiedyś”.

Zapał neofity aka słomiany zapał

Masz motywację i chcesz ją dobrze spożytkować. Ale daj sobie na wstrzymanie. Znam, zresztą po sobie te momenty, kiedy nagle rzucam wszystko i robię pompki w każdej wolnej chwili. Ale ile tak można? Lepiej robić je dwa razy w tygodniu, ale przez rok. Podobnie w kwestiach biznesowych – krocz krokami małymi. Ale systematycznymi. Intensywność zwiększaj z czasem – kiedy sam jesteś gotowy.

Odpoczywaj

Pochodna wcześniejszego akapitu. Jeżeli będziesz cały czas działał na sto procent to w końcu Twój organizm się podda. Chwila na odpoczynek, przemyślenie, czas dla bliskich – i potem działasz dalej. Sam wybitny człowiek czynu Winston Churchill drzemał w ciągu dnia, aby by bardziej efektywnym, uporządkować myśli. Jeżeli on mógł to i Ty możesz.

Przygotuj sobie listę wymówek

Wiesz, tak zawczasu. Jakie możesz mieć wymówki? Nieważne jak jesteś zmotywowany – one się z czasem pokażą. Już teraz się na to przygotuj. Jak będziesz z nimi walczył? Miej plan.

Powiedz znajomym

Jest to nazywane „zobowiązaniem publicznym”. Jeżeli zaniechasz dążenia do celu, o którym wiesz tylko Ty – przynajmniej nikt się o tym nie dowie. Jeżeli inni będą jednak wiedzieć do czego dążysz, to „koszt wyjścia” z tego postanowienia będzie większy. Czyli dwa razy się zastanowisz zanim odrzucisz swoje plany.

Rób ewaluację i w razie potrzeby modyfikuj

Jeżeli zrobiłeś wszystkie kroki opisane w poprzednich artykułach to świetnie. Ale przecież nikt nie powiedział, że Twoje założenia były dobre. „Papier przyjmie wszystko”. Co tydzień spójrz na cel, prześledź swoją drogę. Czy trzeba zmodyfikować jakieś założenia, sposób dojścia do celu? To zrób to. Jest też druga rzecz – jeżeli spojrzysz za siebie, ile już przeszedłeś i kim się stałeś – będzie łatwiej Ci iść przed siebie.

Wierzę, że moje rady pomogą Ci osiągnąć to, co sobie zaplanowałeś. Nie polecałbym Ci ich, gdybym wcześniej nie przetestował na sobie. Działają.

Trzymam za Ciebie kciuki.

PS. Jeżeli uznałeś, że ten artykuł (lub też seria o celach… no albo inne posty) są wartościowe – nie wahać się polecić innym. Jeżeli chcesz być na bieżąco to obserwuj na Instagramie (nazwa to mickeys.pl )– tam wszystko co świeże. Bo newslettera nie planuję – bo też sam ich nie czytam.

Jeżeli już wiesz co chcesz osiągnąć, co jest Twoim celem – jeszcze nie jest czas na działanie. Teraz przerzuć to na kartkę papieru i wyznacz ramy celu.

Jeżeli zapoznałeś się z poprzednim artykułem – o tym jak wyznaczać właściwy cel, czas przejść do konstrukcji celu.  Konstrukcja celu jest o tyle ważna, że pełni funkcję motywującą oraz efektywnościową. Prawidłowo skonstruowany cel da się zmierzyć, a tym samym zrobić odpowiednią ewaluację. Czyli w skrócie – da się celem zarządzać.

Za chwilę przejdziemy do koncepcji SMART, która wielu osobom jest znana, jednak to nie zmienia faktu, że jest ona kluczowa. Pokaże oczywiście jej praktyczny aspekt. Najpierw jednak skupmy się na tym co jest najważniejsze.

Spisz cel – to najważniejsze

I nie rób „typowego Mikołaja”, który kiedy czyta w książce o jakimś zadaniu to postanawia je wykonać głównie (lub tylko) w głowie. To mój błąd, przyznaję. Ale swoje cele spisuje i uważam, że jest to kluczowe. Możesz wziąć kartkę i długopis. Możesz sobie spisać na komputerze. Nawet Excel się nada. Ja na przykład spisałem szczegółowo wszystko w pliku tekstowym, ale i wklepałem do arkusza kalkulacyjnego – bo w końcu jak zarządzanie to i Excel.

Dlaczego to takie ważne? Spisanie celu wymaga przekucia abstrakcyjnego tworu na materialny nośnik. To samo w sobie wymusza na Tobie pewną precyzję. Ponadto sam przed sobą przyznajesz się co chcesz osiągnąć. I creme de la creme – zawsze możesz na to spojrzeć – tak jakbyś zapomniał co, jak i dlaczego. Już w pewien sposób urzeczywistniłeś cel – przeniosłeś go na nośnik.

SMART

Czymże jest ta koncepcja? Generalnie narzędziem menedżerskim do określania celów i zarządzania nimi. W społeczności polskiej – powodem do śmiechów i drwin z korpogadki. A dla Ciebie? Konieczną matrycą, żebyś był efektywny.

To też akronim. A od jakich słów? Zaczynajmy!

S – specific

Czy też konkretny. Nie ma miejsca na domysły i pustosłowie. Chcesz przebiec 10 km a nie zrobić poranny jogging. Chcesz zarobić milion a nie „tyle żeby starczyło”. Bądź konkretny. Żebyś potem mógł jasno swtwierdzić czy wyszło czy też nie.

M – measurable

Czyli mierzalny. Jak zrobisz 9 km to osiągnąłeś cel? Niestety nie – celem jest 10 km. Takie życie. Ale przynajmniej wiesz, gdzie się znajdujesz, ile Ci brakuje. I wiesz że jesteś na ostatniej prostej. Wiesz ile czasu Ci zajęło przebiegnięcie „dziewiątki”. Możesz więc prognozować, kiedy dobiegniesz do mety.

A – achievable / ambitious

Cel musi być ambitny, ale też osiągalny. Jeżeli maksymalnie potrafisz zrobić 2 km, to 10 km brzmi jak samobójstwo. Jeżeli zarabiasz 2000 zł na miesiąc to do miliona trochę brakuje. Ambicja jest super, ale cel musi być dla Ciebie psychologicznie wykonalny. Zbyt odległy nie będzie Cię motywował bo sam nie będziesz wierzył w sukces.

Moja rada? Rozpisz to sobie na etapy. Za pół roku zrobisz 5 km. Za miesięcy już 8 km. Za rok „stuknie” dycha. Szczerze mówiąc dobrze mieć mini-etapy nawet co tydzień, ale o tym w następnym wpisie – tym razem o tym jak wytrwać w dążeniu do celu.

R – relevant / realistic

Realistyczny – czyli tak jak powyżej. Ale i istotny – żeby coś dla Ciebie znaczył. Czyli wracamy do poprzedniego artykułu. Cel musi być dla Ciebie wartościowy – abyś mógł się zaangażować w stu procentach. Poza tym musi być na tyle ważny, żebyś do niego dążył nawet, gdy początkowa motywacja opadnie.

T – time-bound

Określony w czasie. Gdzieś musi być koniec. 10 km chcesz być w stanie przebiec za rok. Milion zarobić w ciągu 10 lat.

Wyznaczenie granicy jest konieczne i ma taki sam wpływ na zarządzanie celem, jak i ma mierzalność. Horyzont czasowy pozwoli Ci również na podzielenie na etapy, o czym pisałem. Jeżeli przebiegniesz 2 km, a celem jest 10 to przy rocznym horyzoncie czasowym musisz mieć średni przyrost 0,67 km na miesiąc. Wykonalne? Myślę, że tak.

Kroki do celu

Osiągnięcia nie biorą się znikąd. Jeżeli podzieliłeś wszystko na etapy to napisz co potrzebujesz do ziszczenia się marzenia. Lepszej diety? Wiedzy? Bądź świadom narzędzi, które potrzebujesz.

Excel

SMART można potraktować jako matrycę. Spisz wszystkie elementy tego narzędzia. Każdy jest ważny. Teraz masz już wartościowy cel, prawidłowo skonstruowany, spisany i podzielony na etapy. Wiesz co potrzebujesz. Możesz zacząć działać. Każdego dnia przybliżaj się do celu. Co tydzień spójrz na swoją tabelkę i zapisuj postępy. Zapisuj też uwagi na temat tego co należy poprawić.

Wszystko powinno wyglądać logicznie i mieć ciąg przyczynowo skutkowy. Może się jednak okazać, że Twój cel jest po prostu nie do osiągnięcia. Co wtedy? Cóż… musisz coś zmienić. Albo cel. Albo swoje działanie. Może w Twojej obecnej pracy nie da się zarobić na prowizji tyle ile chcesz. No to przecież żadne Excele i cele nic nie dadzą. Może rynek polski jest za mały dla Twojego biznesu. Wtedy wchodź w nowe nisze lub eksportuj.

To nie jest tak, że spisanie celu gwarantuje, że wszystko pójdzie z górki. Pokaże Ci jednak to co musisz robić, wskaże kierunek działania. Reszta zależy od Ciebie. Ale wierzę, że dasz radę. To co? Do dzieła! 😉

Jeżeli Twoja droga ma Cię prowadzić do celu to musisz sprecyzować swój cel. Spisać go na kartce. Być świadomym celu. Oto pierwszy artykuł z cyklu poświęconego wyznaczania celów.

Na Instagramie (jeżeli nie obserwujesz to na dole strony znajduje się siatka z najnowszymi postami), pisałem o kole fortuny i porażki. W skrócie chodzi o to, że ludzie podejmują działania, kiedy czegoś im brakuje – pieniędzy, formy na lato, sławy. Działają i jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem – osiągają cel. Po osiągnięciu celu często osiadają na laurach i wracają do punktu wyjścia – historia zatacza koło.

Gdzie chcesz być za 20 lat?

Czym jest cel? Na logikę celem może być zdanie przedmiotu na studiach, zarobienie na wakacje, zdobycie serca dziewczyny. Celów jest dużo – każdego dnia się z nimi stykasz. Na potrzeby tego artykułu ustalmy jednak, że cel jest tym co chcesz osiągnąć. Tym czego pragniesz.

W tym artykule nie będę pisał o tym jak skonstruować cel (w sensie szczegółowym). O tym (i o koncepcji SMART) napiszę w następnym poście. Napiszę też o tym jak trzymać się wyznaczonego celu. Dzisiaj jednak napisze o wyznaczaniu celu  w kontekście ogólnym.

Jak wyznaczyć właściwy cel? Mi osobiście bardzo pomogła książka Mateusza Grzesiaka: „Success and Change”, a konkretnie ćwiczeni o nazwaie Planowanie w retrospektywie*.

Jak pisze Grzesiak: „(…) na prostej, wyobrażonej linii na podłodze połóż karteczki papieru, na których jest napisane, »za 20 lat«, »za 10 lat «, »za 5 lat«, »za 2 lata«, »za rok«, »za pół roku«, »za 3 miesiące«, »za miesiąc«, »za 2 tygodnie«, »za tydzień«, »po skończeniu ćwiczenia«, »teraz«”*.

Dalej musisz wejść na kartę najbardziej odległą w czasie. Zamknij oczy. Wyobraź sobie, gdzie jesteś, co robisz, jak jesteś ubrany. Jaką masz sylwetkę, ile zarabiasz. Co robisz w wolnym czasie? Z kim się przyjaźnisz? To pomoże Ci odpowiedzieć na pytanie „gdzie zmierzam”. Następnie przejdź na kartkę z napisem „za 10 lat”. Zadaj sobie te same pytania co wcześniej, ale teraz dodatkowo pomyśl co zrobiłeś, aby znaleźć się tam, gdzie wyobraziłeś sobie, że będziesz za 20 lat. Powtarzaj ćwiczenie aż przejdziesz do chwili bieżącej*.

Ukazane powyżej ćwiczenie jest świetne ponieważ pomaga zdać sobie sprawę zarówno z celu długofalowego jak i z celów krótkofalowych. Osadzenie na osi czasu pozwoli zaś ustawić to wszystko w ciąg przyczynowo-skutkowy.

Właściwy cel

Równie dobrym ćwiczeniem będzie wypisanie minimum 30 powodów, dla których Twój cel jest ważny. Co da Tobie i Twoim bliskim.  Ja to roboczo nazywam „zakochaniem się” w celu. Jeżeli ma Ci towarzyszyć przez następne kilka miesięcy czy lat – musisz się z nim zżyć. I musisz być przekonany, że jest on właściwy.

Hierarchia celów

Mateusz Grzesiak we wspomnianej książce wskazuje, że na każdego człowieka składa się kilka aspektów jego życia czy osobowości. Finalnie dobrze mieć cele dla każdego „ja”. Aspekty to np. rodzina, finanse, edukacja, sport.

Ja jednak wierzę, że oprócz wyznaczenia odrębnych celów, niezbędne jest stworzenie hierarchii. Musisz zastanowić się nad tym, co jest dla Ciebie najważniejsze. Odwołuj się do do tej hierarchii za każdym razem, kiedy będziesz przed ciężkim wyborem.

Czyli na przykład –  praca jest dla Ciebie ważniejsza niż sport, ale sport ważniejszy niż edukacja formalna. Masz czwartkowy wieczór – potrzebuje Cię szef/klient, masz dzisiaj trening, powinieneś się pouczyć. Zgodnie z hierarchią powinieneś wybrać pracę. Potem sport a na końcu edukacja formalna. 

Wiadomo, że hierarchia może być inna niż podałem. Może chcesz być mistrzem jakiejś dyscypliny sportowej? Wtedy to treningom musisz nadać najwyższy priorytet.

Oczywistym jest, że czasem musisz zrobić wyjątek. Jeżeli najważniejsza jest dla Cieie praca to i tak konieczne jest danie sobie czasu na odpoczynek. Ponadto, jeżeli Twój szef będzie Cię zawsze potrzebował a Ty zawsze będziesz wybierał pracę (zamiast treningów czy nauki) to finalnie obrośniesz tłuszczem i nie skończysz studiów.

Ta hierarchia to również dyscyplina. Sztuka wyborów. Jednak jeżeli już wiesz dokąd zmieszasz – obiecaj sobie, że każdego zrobisz krok w tę stronę. Każdego dnia przybliżaj się do celu.

Bibliografia

*Mateusz Grzesiak, Success and Change, Wydawnictwo Helion,  Gliwice 2015, s.221-223.