Czym jest memo i dlaczego warto je pisać? Podnieś skuteczność sprzedaży

Często najskuteczniejsze rzeczy w sprzedaży są względnie proste. Jedną z nich jest pisanie memo, które, szczególnie w sprzedaży doradczej, daje Ci dużą przewagę. Co to jest i dlaczego warto je pisać?

Sprzedaż w ogromnej mierze opiera się na relacjach. Dlatego tak ważne jest, aby słuchać drugiej strony, dać się lubić, ale jednocześnie zachować autorytet (przeczytaj: Lubi, szanuje, kupuje? Sprzedażowe fundamenty ). Ważne jest, że zbierać dodatkowe punkty tam, gdzie jest taka możliwość.

Czym jest memo?

Memo to krótkie podsumowanie projektu. Osobiście (i tego dotyczy szczególnie dzisiejszy post), najczęściej stosuję memo po spotkaniu z klientem, względnie po rozmowie telefonicznej.

Moje memo składa się z pięciu zasadniczych części:

• podziękowanie za spotkanie i wyrażenie zrozumienia dla projektu;
• podsumowanie najważniejszych punktów spotkania;
• wysłanie informacji, jeżeli tak się umówiliśmy na spotkaniu (odpowiedzi na zadane pytania, podesłanie katalogów etc.);
• wskazanie planu działania (w tym między innymi: kiedy sprawdzę taką i czy inną rzecz, kiedy podeślę wycenę, co potrzebuję od klienta);
• zakończenie, wyrażenie dyspozycyjności i gotowości do pomocy.

Dla porządku przypomnę, że kwestie wskazane powyżej, takie jak „wyrażenie zrozumienia dla projektu” czy „wyrażenie dyspozycyjności i gotowości do pomocy”, powinny być szczere.

Z reguły napisanie memo zajmuje mi od 15 do 60 minut*, w zależności od projektu. Jest to jednak czas bardzo dobrze wykorzystany.

Oczywiście powyżej, jak wspomniałem, wskazałem mój schemat memo, Twój może się różnić.

Jakie są zalety pisania memo?

Profesjonalizm

Pokazujesz, że nie jesteś pierwszym lepszym akwizytorem, który sam nie wie dlaczego pracuje w sprzedaży, ale profesjonalistą. Zależy Ci na porządku współpracy, odpowiedniej komunikacji. Pokazujesz też, że projekt jest dla Ciebie ważny i że o nim nie zapomniałeś.

Sympatia

Pokazujesz, że przetrawiłeś to, czego dowiedziałeś się na spotkaniu. Że rozumiesz klienta i jego potrzeby. To naprawdę pomaga zyskać sympatię.

Uporządkowanie modelu współpracy oraz upewnienie klienta

Po pierwsze, kiedy piszesz memo, sam musisz sobie niektóre rzeczy uporządkować w głowie, ułożyć plan działania. To już jest ułatwienie w przypadku dalszej współpracy.

Po drugie klient widzi co i jak planujesz, kiedy może spodziewać się danej informacji. To bardzo ułatwia proces również jemu.

Nawigacja

Pamięć jest ulotna. Memo wysłane przez e-mail jest namacalne. Być może zapomnisz niektóre szczegóły spotkania, szczególnie jeżeli omawiany projekt jest długofalowy. W przypadku memo zawsze możesz wrócić do zapisów.

*Teraz łatwiej dzięki sztucznej inteligencji (AI)

Pisanie memo staje się coraz prostsze dzięki wykorzystaniu narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań, które pozwalają zautomatyzować ten proces – od narzędzi analizujących nagrania rozmów po chatboty, które mogą pomóc w stworzeniu uporządkowanego dokumentu. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów, zanim zdecydujesz się na ich użycie.

Jednym z popularnych rozwiązań są narzędzia umożliwiające transkrypcję nagrań rozmów i automatyczne generowanie podsumowań. Choć brzmi to obiecująco, w praktyce proces ten wiąże się z kilkoma wyzwaniami.

Po pierwsze, korzystanie z takich narzędzi wymaga uzyskania odpowiednich zgód od uczestników rozmowy. W wielu przypadkach jest to kwestia trudna formalnie i może budzić wątpliwości prawne, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych, prawa do prywatności oraz dbałości o poufność informacji. Na chwilę obecną przepisy w tym zakresie nie są w pełni uregulowane, co rodzi potencjalne ryzyko.

Tworzenie memo z pomocą ChatGPT – prosto i skutecznie

Znacznie prostszą i bezpieczniejszą alternatywą jest wykorzystanie narzędzi takich jak ChatGPT do tworzenia memo. Wystarczy napisać (lub nawet podyktować) odpowiedni prompt. O czym warto pamiętać?

1. Zbierz kluczowe informacje – po spotkaniu lub rozmowie zapisz najważniejsze punkty. Możesz to zrobić w formie odręcznych notatek lub punktów w dokumencie tekstowym.

2. Przygotuj kontekst – otwórz ChatGPT i wprowadź do niego zebrane informacje. Warto podać jasny kontekst rozmowy: np. „Podsumowanie spotkania z klientem dotyczącego projektu X. Omawiane kwestie: budżet, terminy, wymagania techniczne”.

3. Poproś o generowanie memo – sformułuj prośbę w stylu: „Stwórz podsumowanie spotkania w formie memo, uwzględniając poniższe punkty”. AI przygotuje uporządkowany tekst, który możesz dostosować do swoich potrzeb.

4. Dostosuj memo – przejrzyj wygenerowany tekst i upewnij się, że odzwierciedla on charakter rozmowy oraz Twoją intencję. Możesz dodać osobiste akcenty, które podkreślą Twój profesjonalizm.

5. Modyfikacja – w razie potrzeby poproś o modyfikację. Jeżeli memo w ogóle nie przystaje do Twoich oczekiwań, napisz je tym razem sam i wyślij jako wzór. Wtedy następne podsumowania pisanie przez sztuczną inteligencję będą odzwierciedlać Twoje potrzeby. Pamiętaj tylko, aby włączyć odpowiednie opcje pamięci.

Kiedy używasz AI do pomocy w napisaniu memo, musisz zatroszczyć się o względy prawne. Nie udostępniaj danych osobowych ani informacji poufnych.

Podsumowanie

Memo nie jest skomplikowaną rzeczą. Prędzej czy później i tak wiele kwestii musisz przetrawić w głowie i gdzieś zapisać. Dlaczego tego nie zrobić od razu i to w formie memo? Szczególnie, że zalet wysłania klientowi podsumowania jest naprawdę sporo, a dzięki AI jest to naprawdę proste i szybkie.

Sam stosuję memo, najczęściej właśnie po ważnych spotkaniach, gdzie omawiamy wiele szczegółów projektu.

PS. Memo oczywiście wykorzystuje się nie tylko w sprzedaży. Będzie ono przydatne też w komunikacji w firmie (spotkania między działami), czy też ogólnie w zarządzaniu (jeżeli jesteś menedżerem), kiedy w kilku punktach podsumowujesz zebranie z zespołem.