Kaizen – 10 zasad ciągłego doskonalenia w zarządzaniu

Japonia jest dzisiaj gospodarczą potęgą, co jest w dużej mierze zasługą stosowania filozofii biznesowej, która przenika japońskie przedsiębiorstwa oraz przyczynia się do podnoszenia efektywności gospodarek zachodnich – kaizen. Czym więc jest ta filozofia?

Nie zawsze Japonia była kojarzona z wysoką jakością. Wszystko zmieniło podejście wprowadzone przez amerykańskiego statystyka – Williama Edwardsa Deminga – podejście zakładające ciągłe ulepszanie jakości, ciągły rozwój. Do dzisiaj jedną z bardziej prestiżowych japońskich nagród w dziedzinie prowadzenia biznesu jest właśnie nagroda im. Deminga, co jest uczczeniem jego pamięci i podziękowaniem za wkład w przedsiębiorczość Kraju Kwitnącej Wiśni.

Japonia przekuła nauki Deminga w coś, co dzisiaj jest określane właśnie jako kaizen.

Kaizen to japońska filozofia biznesowa, według której celem jest ciągłe doskonalenie i ciągła poprawa – zarówno firmy jak i siebie samego (swojego życia). Jest również jedną z podstaw skutecznego zarządzania jakością oraz składową tzw. lean management (o czym napiszę niedługo na łamach bloga). 

W piśmie japońskim kaizen wyraża się to za pomocą dwóch znaków: 改善

Oznaczają one kolejno zmianę (kai) i dobro (zen). W wolnym tłumaczeniu więc kaizen oznacza zmianę na lepsze. 

Przejdźmy do 10 zasad, które tę zmianę zapewniają.

10 zasad kaizen w zarządzaniu

1. Problemy to możliwości

Możliwości i pomysły mają często swój początek jakimś problemie. Analizuj co nie działa i popraw to – wtedy będziesz się rozwijał. Pamiętaj też, że najlepsze produkty to te, które rozwiązują największe problemy.

2. 5 razy pytaj „dlaczego?”

Wchodź w problem głęboko. Drąż sprawę. Przykład:

• „Coraz mniej zarabiamy”
• „Dlaczego?”
• „Klienci odchodzą” 
• „Dlaczego?” 
• „Nie mamy dobrej obsługi posprzedażowej” 
• „Dlaczego?”

Zadawaj pytania aż dojdziesz do sedna.

3.  Pomysły bierz od każdego

Nigdy nie wiesz kto podsunie Ci dobry pomysł lub też nakieruje Cię na rozwiązanie sprawy. Jeżeli zaś prowadzisz firmę to nie omawiaj procesów operacyjnych tylko „na górze” – zapytaj się też osób, które procesy wykonują.

4. Myśl na tym co możesz wprowadzić

Nie opracowuj mega skomplikowanych planów. Zacznij od najprostszych, najtańszych zmian. Ważne żeby zacząć je wprowadzać. Sukcesywnie wprowadzane małe zmiany złożą się w końcu na wielką przemianę.

5. Odrzuć status quo

To że każdy robi coś w dany sposób nie oznacza, że i Ty musisz. Czasem to większość może się mylić. Pamiętaj, że na początku nikt nie wierzył w to, że Ziemia krąży wokół słońca. Może teraz niektórzy też, ale bądźmy poważni 😉

6. Wymówki są zbędne

Wymówki zawsze się znajdą, bo… zawsze są jakieś przeszkody. Ty jednak nie skupiaj się na przeszkodach, a na tym jak je obejść. Skup się na celu i odrzuć wymówki. Działaj. Kto nie chce szuka powodów, kto chce szuka sposobów.

7. Proste rozwiązania zamiast ideałów

„Done is better than perfect” – zrobione jest lepsze niż idealne. Jak już wspominałem – zacznij od prostych rozwiązań i prostych zmian. Perfekcyjne plany są piękne na papierze, ale najczęściej nie są po prostu realizowane.

8. Spryt zamiast pieniędzy

Aby dokonać zmiany nie musisz koniecznie wydawać ogromnych środków. Czasami dużo ważniejszy jest spryt. Przykład? Zamiast wysyłać cały zespół na kosztowne szkolenie, możesz iść na nie sam a następnie przeszkolić zespół.

9. Na bieżąco koryguj pomyłki

Pomyłki, błędy – zawsze będą się zdarzały. Im więcej będziesz robił, tym będzie ich statystycznie więcej. Nie czekaj aż przerodzą się w kryzys – zduś problem w zarodku. Działaj natychmiast… i ucz się na błędach.

10. Ulepszanie nie ma końca

Kaizen to proces ciągły. Zawsze możesz coś poprawić, usprawnić. Zawsze możesz się nauczyć nowych rzeczy. Uznaj kaizen nie za jednorazowe zadanie, a jako filozofię ciągłego rozwoju. 

*** 

Dodatkowo dam radę od siebie – jeżeli chcesz, aby te czy inne zasady stosowane w zarządzaniu przyniosły efekt – musisz je wdrażać, a nie tylko o nich czytać (chociaż od czegoś trzeba zacząć).