W korespondencji elektronicznej, tak jak w życiu codziennym i biznesie, funkcjonuje etykieta. Nie każdy jednak wie o jej istnieniu. Dobry menedżer powinien jednak znać podstawowe zasady e-mailowego savoir-vivre.

Nie dziwne, że zasady dobrego wychowania przenikły również do świata e-maili, z którymi spotykamy się przecież codziennie. Jednocześnie wiele zasad nie jest stosowanych – czasem przez niewiedzę, czasem niedbałość, a czasami celowo.

Tutaj zrobię krótką dygresję, aby uniknąć tego, że przy którychś punktach pomyślisz, że ich znajomość jest zbędna. Pamiętajmy, że savoir vivre jest po to, abyśmy mieli odniesienie jak się zachowywać w danej sytuacji. Jest po to, abyśmy nie czuli się nieswojo i żeby inni się nieswojo nie czuli.

Dlatego jeżeli wiemy, że stosując któryś z punktów wprowadzilibyśmy zamęt – nie stosujemy go. Stosowanie go byłoby bezcelowe i paradoksalnie niezgodne z savoir vivre. Ponadto, szczególnie w biznesie, jeżeli wiemy, że któraś z reguł byłaby nieskuteczna lub utrudniła by życie odbiory – też sobie ją odpuszczamy. Wiem, że to brzmi skomplikowanie, ale wszystko zaraz się wyjaśni. Właściwie już w 3 punkcie. Zacznijmy.

1. Zdobądź przyzwolenie

Jeżeli piszesz do kogoś – powinieneś mieć do tego prawo. Czyli nie wypisujesz na cudze adresy mailowe, jeżeli się nie znacie. Oczywiście możesz napisać zapytaniem czy ktoś wyraża zgodę na to, że zaczniecie korespondencję. Najlepiej jednak zadzwonić, przedstawić się i zapytać o to czy możesz podesłać maila.

Jeżeli się znacie lub już kiedyś korespondowaliście to oczywiście możesz napisać w każdej chwili. Jednak, jeżeli upłynął pewien okres od ostatniej wymiany wiadomości, warto i tak przedzwonić.
Generalnie ten punkt jest bardzo prosty – szczególnie, kiedy zdasz sobie sprawę, że przecież w codziennym życiu też nie chodzisz po klatce schodowej pukając do obcych dni, aby się spytać kto ma ochotę na kawę.

2. Znaj drugą stronę

Jeżeli piszesz na przykład ofertę handlową to zapoznaj się minimum z tym to, co potencjalny klient ma na stronie. Dowiedz się jak najwięcej.
Menedżerowie nie cierpią na nadmiar wolnego czasu, dlatego jeżeli napiszesz wiadomość, z której wynika, że się nie przygotowałeś – zapewne nie doczekasz się odzewu.

3. Nie „witaj”

Słowo „witać” oznacza pewną nadrzędność. „Wita” się gospodarz domu, który zaprasza gościa. Ty, jeżeli nie piszesz do kogoś, że „witasz go w zespole”, to raczej zrezygnuj z tego słowa.

Najbardziej poprawną formą będzie „Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo (kiedy piszesz do grupy lub nie znasz płci odbiorcy)”.

Fakt, że to teoretycznie najbardziej poprawna forma, nie oznacza jednak, że zawsze powinieneś jej używać.
Coraz więcej ludzi w korporacjach tak złożone formy widzi w zasadzie tylko na oficjalnych listach – takich papierowych. Czasem lepiej będzie napisać proste „Dzień dobry”.

A co wieczorem? Są różne szkoły, ja preferuję, niezależnie od pory, pozdrawianie dnia (a nie np. wieczoru).

Jeżeli się dobrze znacie to równie dobrze może być „cześć”.

4. Po powitaniu przecinek i mała litera

Po przecinku nie zaczynać od wielkiej litery, ponieważ nie zaczynasz nowego zdania. Oczywiście tak – zaczynasz od nowego akapitu etc. Ale tutaj wciąż obowiązuje mała litera.

Czyli, przykładowo:

Dzień dobry,
piszę w sprawie (…)

Inaczej będzie w języku angielskim. Tam rozpoczynasz wielką literą.

5. Nie witaj się za każdym razem

Przywitanie raz dziennie, na początku korespondencji – wystarczy. Potem już możesz „Panować” czyli np. „Panie Mikołaju”. Uwaga – tutaj jest skrócenie dystansu. O tym będzie w końcówce artykułu.

6. Uporządkowany mail

Zakładam, że czytasz tego posta na blogu z własnej, nieprzymuszonej woli. Czyli jakoś Ci zależy. A mimo to używam nagłówków, pogrubiam tekst, stosuję akapity – aby tekst był przejrzysty.Jeżeli chcesz wyglądać profesjonalnie w mailach – też uporządkuj tekst. Poza tym, uporządkowany e-mail lepiej i chętniej się czyta.

7. Emotki 😉

Jeżeli jesteście na stopie „koleżeńskiej” to luz. Ja generalnie zawsze czekam, aż to klient pierwszy użyje „buźki”. Pamiętaj jednak, żeby nie przesadzić.

Jedna na jedną wiadomość będzie w porządku, o ile nie robisz tego w każdym mailu.. Dwie to sporo i zapewne za dużo. Trzy to na pewno za dużo.

8. Pożegnanie

Jeżeli zaczynasz zwykłym „Dzień dobry” i nie jest to bardzo oficjalny e-mail to możesz użyć zarówno standardowe „Pozdrawiam”, jak i niestandardowe „Pozdrawiam i życzę miłego dnia”, „Do jutra” etc.
Jeżeli to oficjalna korespondencja to raczej pisz „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami poważania”.

Po pozdrowieniach, oficjalnych lub nie, NIE stawiasz przecinka. Od razu, od nowego akapitu piszesz imię i nazwisko lub też, jeżeli to kolejny mail w korespondencji – inicjały. Z inicjałami jednak bym uważał – nie każdy to „ogarnia”. Przykład:

Pozdrawiam
Jan Kowalski (lub JK)

9. Masz tylko dobę…

Dobrze treść maila przemyśleć i kiedy jest się gotowym – jak najszybciej odpisać. Przyjęło się generalnie, że czas, w jakim należy odpisać, to nie więcej niż 24 godziny.

10. Ukryj adresatów

Jak już piszesz jednego maila do wszystkich ze skrzynki (czego i tak niezbyt zalecam), ukryj chociaż adresatów. To sprawa i RODO, i profesjonalizmu, i szacunku.

***

Perswazja w służbie mailingu

1. Skracaj dystans

To nie jest może zachowanie najbardziej zgodne z etykietą, ale jest skuteczne. Wykorzystują ten „trik” w dużej mierze sprzedawcy i osoby odpowiedzialne za marketing.
Kiedy możesz – skracaj dystans. Robisz to dzięki m.in. wspomnianym już „Panowaniu”. Czyli np. „Panie Mikołaju” będzie już pewnym zbliżeniem się. Warto też czasem użyć emotek, o czym również pisałem.

2. Lusterko

Technika mirroringu jest stosowania generalnie w perswazji – również w mowie ludzkiej czy mowie ciała. Chodzi o to, żebyś obserwował klienta i robił podobnie. Używaj podobnych słów, utrzymuj podobną długość wiadomości, miej podobny styl pisania. Oczywiście bez przesady – przesada nikomu nie służy, a nakrycie „na gorącym uczynku” tym bardziej.

***

Na dzisiaj to tyle. Pamiętaj o tym, o czym pisałem na początku. Czasami zasady warto złamać. Żeby jednak łamać zasady – powinno się je znać. Ale Ty już znasz.

Swoja drogą – wiele z tych zasad znałeś, stosowałeś? Napisz w komentarzu!.

Jeżeli masz jakieś pytania – również napisz 😉 .